Interface entre le bureau d’étude et l’extérieur, notre secrétariat et notre comptable jouent un rôle indispensable en matière de coordination et d’organisation au sein de l’équipe. Elles sont au centre de l’ensemble des flux d’information circulant dans les bureaux et apportent leur assistance dans les tâches administratives quotidiennes, ces postes sont un rouage essentiel dans la vie de l’entreprise.
Au contact permanent des clients, la secrétaire CSB est la première ambassadrice du réseau. A la réception en agence ou au téléphone, la qualité de l’accueil et la pertinence des informations qu’elle communique participent à la qualité du service au client et à sa satisfaction.
Cette personne est en charge de gérer les problèmes d’ordre administratifs, tels que la préparation des appels d’offres, documents de sous-traitance, rédaction de courrier et de comptes rendus de réunions, gestion et traitement des informations orales (téléphone…), et écrites (courrier, messagerie,…), tenue des agendas et gestion des rendez-vous, accueil, information et orientation des visiteurs et du personnel, Saisie, mise en forme, édition des documents (courrier, rapports, publications, supports de présentation), Mise à jour des fichiers de données du services, Organisation de la logistique de réunions, Rassemblement des informations et des documents pour la constitution de dossiers, Classement et archivage des documents, Diffusion des informations internes et externes en relation avec le fonctionnement de la structure, …
